Conducción de reuniones

Las reuniones es la forma más cara de trabajar en equipo, sobre todo si no se hace un uso apropiado de las mismas.

Conducción de reuniones

Contenido y proceso de una reunión.

En toda reunión nos movemos en dos planos:

  • ¿Qué es lo que vamos a tratar?, referido al contenido.
  • ¿Y para qué hemos venido?, se corresponde al proceso.

El contenido habitualmente está más o menos claro y se suele plasmar en un orden del día. El error habitual es no concretar el proceso. Hablamos de “paraques” y algunos ejemplos pueden ser: formar y aprender, negociar y llegar a acuerdos, intercambiar y recoger, tomar decisiones, generar ideas, informar y comunicar, … Es importante definir claramente el proceso, y además trabajarlo durante la reunión.

Las reuniones hay que prepararlas.

La reunión se desarrolla en un tiempo y en un espacio, pero el resultado de la reunión depende en gran medida del proceso de preparación de la misma:

  • Planificación: para qué (tema), porqué (¿seguro que hay que hacer la reunión?), quiénes (participantes), cuánto.
  • Organización: cómo (tipo de reunión), con qué (orden del día), cuándo (tiempo), dónde (lugar)
  • Programación: antecedentes, planteamiento del tema, concreción de objetivos, método (dinámica de proceso)
  • Realización: convocatoria, preparación, comprobación.

El espacio.

El espacio es también una herramienta para la consecución de los objetivos de una reunión. La disposición de las mesas, la colocación de carteles que inducen a la reflexión sobre determinado aspecto, …

Durante la reunión. Técnicas.

Comienza la reunión y es importante comenzarla bien:

  • Empezamos por el principio, y es dejando claro el título.
  • Presentamos el contenido y marcamos el objetivo para ir construyendo el proceso.
  • Establecemos el horario de la reunión y pactamos el descanso. Puede ser muy eficaz marcar tramos horarios para cada contenido.
  • Es recomendable presentar a las personas, o presentarse, y establecer el rol de cada uno.
Durante la reunión es recomendable las preguntas y reformulaciones. Es una técnica que afianza los contenidos y conduce la reunión por el proceso marcado. Las reformulaciones son aplicables tras intervenciones largas, o tras varias intervenciones.  Son las llamadas reformulaciones de síntesis. Pero también se pueden aplicar reformulaciones de control: para recuperar el orden del día o para devolver al grupo el control de la reunión cuando alguien toma demasiado protagonismo.
Las personas convocadas a una reunión deben representar un rol, y deben ser necesarias. Todas las personas deben participar, sino quizás no deben acudir.
El tiempo en una reunión es otro de los retos a saber gestionar adecuadamente:
  • Ley de Pareto del 80-20 (lo esencial absorbe porco tiempo, los accesorio mucho)
  • Ley de Carlson: todo trabajo interrumpido es menos eficaz y consume más tiempo que si se realiza de manera continua.
  • Ley de Illich: después de un cierto número de horas, la productividad del tiempo invertido decrece primero y se hace negativa después.

Como conclusión decir que las reuniones es una buena práctica para el trabajo en equipo pero deben utilizarse adecuadamente. La reunión no puede ser un objetivo en si mismo. Es una herramienta para conseguir unos objetivos, por tanto, sólo se debe hacer si es necesaria.

Y dejo preguntas a modo de reflexión. ¿Existen alternativas a las reuniones entendidas como encuentros presenciales? ¿Las tecnologías de la información y la comunicación podrían facilitar los procesos? 

Os dejo una presentación de Julen Iturbe Ormaetxe donde se recogen todos estos aspectos con método y procedimiento.

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Tendemos a sobrevalorar el efecto de la tecnología en el corto plazo y a subestimarlo en el largo plazo.

Publicado en 3. Conocimiento
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